（３）同窓会当日までのスケジュールを作成しましょう
具体的な作業項目をカレンダーに落とし込み、進捗状況などを幹事同士で共有しま
しょう。
同期会は、３か月以上の長期線です。同窓会に近づくにつれて、「間に合わなく
なって来た！」とならないよう、準備スケジュールと役割分担をしっかり決めましょう。
同窓会を検討する上で、余裕をもったスケジュールと役割分担の明確化が成功のカギ
です。慣れた方で、ある程度時間の余裕が持てる幹事さんがいらっしゃる場合は、同期会
でしたら3、4か月前から準備しましょう。しかし、多くの作業を要する同窓会準備において、初めての開催で不慣れであったり、幹事さん同士が集まりにくいなどの問題もありますので、6か月の準備期間は用意したほうがよいかもしれません。
発送名簿、案内状、同窓会ホームページ又はＳＮＳサイト、当日プログラム、当日の備品準備、会場設営手配など、作業項目を出来るだけ細かくピックアップし、当日までの作業タイムスケジュールを立てましょう。仕事をしながら準備を行われる方が多いかと思いますので、無理のないタイムスケジュールを組むことが大切です。また、同窓会準備は、多くの労力と時間が掛かります。ましてや、同期会（学年同窓会）の準備となると一人の幹事さんで準備作業をされるとかなりのご負担になり、ミスなども起こりかねません。
作業項目をピックアップし、役割分担を決め、タイムスケジュールに沿って計画的に
お互いの進行状況を確認しながら準備をして行きましょう。同窓会は作業項目が多い分、
気長に準備していたら時間が足りなくなってしまうおそれがありますのでご注意を。
＜同窓会スケジュール項目＞
①開催日時の決定 【できるだけ早めに！】
発起人の皆さんが参加できる日時は、限られてきます。まずは、日程を決定しましょう。ホテルなどをご検討の場合、大安などはブライダル優先なので、暦のいい日は避けたほうがいいでしょう。
② 会場の選定・予約 【できるだけ早めに！】
日程が決まったら、会場を探します。交通の便、予算、コンセプトなどを考慮し決定しましょう。土曜日でしたら夕方から、日曜でしたら昼間からがおすすめ。
準備スタート！
③名簿入力 【３か月前】
案内状発送、出欠確認、名札制作のために名簿をデータ化します。古い住所ですと郵便が届きませんので年賀状ソフトなどで新住所に変換入力しましょう。
④同窓会ホームページの立上げ 【３か月前】
できれば、同窓生が常にコミニュケーションや情報の共有が出来るプラットホームとして専用の同窓会ホームページやＳＮＳサイトを立ち上げることが参加者UPにもつながります。
⑤案内状の作成＆発送【２か月前】
案内状を作成します。転居先不明で郵便が戻ってきた方は直接コンタクトをとったり、
専用同窓会ホームページを立ち上げている場合は、ホームページで同窓生へ呼びかけをしましょう。
⑥出欠確認 【２か月前】
出欠確認期間には、最低でも30日くらいの期間をとるとよいでしょう。長い年月が経っている同窓生同士には、つながる（コンタクトをとる）期間が必要です。
⑦締切日【１か月前】
同窓会の締め切りは、３０日以上前に設定しましょう。
なぜ、３０日以上前がいいか？
それが、出欠表明の未連絡者へアクションがとれる期間をとるため
1.ホテルとの人数予約調整において、予約人数が想定よりすくなくなった場合、３０日
以上前の予約人数変更なら比較的キャンセル料がかからず対応してくれる
2.出席人数によって、総予算が決まりイベント内容を決めやすい。
などから開催日から余裕をもった締切日ですと各種準備がし易いからです。
⑧ 同窓会当日イベントの決定 【30日前】
1.受付
2.司会
3.カメラ
4.イベント
など進行表を作成しましょう。
※③～⑦まで以降は、作成編、運用編、進行編、同窓会当日編で詳しくご説明
いたします。
以上の準備をこなし、同窓会当日思い出の花を咲かせましょう。
そして、同窓会当日はたくさんの「ありがとう！幹事！」の言葉を同窓生から
頂きましょう！
【同窓会スケジュール表】
同窓会スケジュール表をＵＰいたしました。
よろしかったら準備の参考にどうぞ（ＰＤＦ）
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その２ 会場なび
