プロが教える同窓会、大成功の１３のポイント
同窓会を企画、運営していくためには、
かなりの「労力」「費用」「時間」を費やさなければなりません。
また、幹事さんのお仕事は、本当にたくさんあります。
そんな多くのお仕事の中で押さえておかなければいけない
ポイントをまとめてみました。
幹事様をお手伝いさせていただいて
２５年のノウハウを少々ご紹介いたします。
同窓会を大成功させる秘訣を私共プロがお教えします！！
同窓会運営13のポイント
■Point１. 発起人（幹事）メンバーを大勢集めましょう。
同窓会の案内状に記載する、発起人メンバーは、
出来るだけ大勢集め記載しましょう。
特に当時のルックスナンバーワン、芸達者、マドンナ的存在などの人気者、
また、生徒会長、学級委員なども発起人メンバーに記載すると良いでしょう。
発起人メンバーを同窓生が見て
「彼、彼女に会いたいなー」
と言う思いにかられます。
一人が参加する気になれば、
もう一人の同窓生を誘い参加者が徐々に増えていく傾向があります。
「同窓会は、人が人を呼ぶのです。」
もちろん、発起人メンバーが少人数でも、
人気者がいらっしゃらなくてもコミニュケーションツールなどで
参加呼び掛けなどの頑張り次第で十分に出席率UP↑は可能です。
■Point２. 同窓会は、意外と「集まりにくい」と考えましょう。
同窓会は、出欠確認人数の
・30％集まれば成功、
・40％以上ですと大大成功です。
（学年同窓会の場合）
ただし、現実問題として出席者が集まらず、
同窓会開催事態、危うくなってしまうケースも多々ございます。
理由として、
・転居先不明者が多い、
・遠方に在中、
・疎遠になっているので一人で参加しづらい
などなど、、、
実は「集まる要因」よりも「集まりにくい要因」が大なのです。
同窓会は幹事さんで集めることの工夫や方法をよく打合せし、
「集まる」のでなく「集める」ことが大切なのです。
■Point３. 同窓会会場は、予約人数幅の融通が利く会場を選びましょう。
同窓会の参加人数を事前に予測し、会場を予約しなければなりません。
しかし、同窓会の参加人数は大変読みにくいのが現実です。
予約人数より極端に少なく、
会場からキャンセル料を徴収される場合もございます。
会場へお問い合わせの際は、
予約人数はもちろん、色々な面において融通の利く会場を選びましょう。
余談ですが、ご年配の同窓会ほど出席率はUP↑する傾向があります。
■Point４. 同窓会当日までのタイムスケジュールを作成しましょう。
慣れた方で、ある程度時間の余裕が持てる幹事さんがいらっしゃる場合は
・学年同窓会でしたら３、４か月前から、
・クラス会でしたら２、３か月前からの
準備期間がとれれば間に合うでしょう。
しかし多くの作業を要する同窓会準備において、
初めての開催で不慣れであったり、
幹事さん同志が集まりにくいなどの問題もありますので
最低６か月の準備期間は用意したほうがよいかもしれません。
・発送名簿
・案内状
・同窓会ホームページ作成
・当日プログラム作成
・当日の備品準備
・会場設営手配
など･･･
作業項目を出来るだけ細かくピックアップし、
当日までの作業タイムスケジュールを立てましょう。
仕事をしながら準備を行われる方が多いかと思いますので、
無理のないタイムスケジュールを組むことが大切です。
■Point５. 準備経費を算出し、会費を決めましょう。
・会場飲食代
・案内状制作費
・通信費
・同窓会ホームページ制作費
・会当日備品費
・恩師記念品
・交通費
・打合せ費など･･･
数多くの諸費用を算出し、
参加人数を予測し会費を設定しましょう。
また、
・予想参加人数の見込み違い
・同窓会当時のキャンセル対応費
・予算配分ミスによる超過経費
など思わぬ必要経費が多々出てきます。
出来る限り余裕をもった会費設定にしましょう。
会費が余ったら、余興景品や二次会に充てるなどでも良いでしょう。
■Point６. 出欠表明の傾向を把握しましょう。
出欠表明を出される方の大半は、
締め切りの1週間前が表明のピークとなります。
出欠表明を頂ける方の7割くらいが、
この時期に「出席」か「欠席」のお答えを頂きます。
ですので、締切日から余裕がある時期の出席率では、
出欠率を判断できません。
積極的に幹事さんから、
周りの方にお声掛け頂き参加の呼びかけを行うことがもっとも大切です。
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■Point７ 旧住所を新住所に変換入力し、名簿を作成しましょう。
卒業当初の古い名簿は、郵便番号3桁、市町村大合併前の住所、丁目番地変更など
旧住所のまま発送すると郵便物が同窓生の皆さんに届かないケースが多々あります。
市販の住所変換ソフトなどを購入し、
旧住所から新住所へ１名づつ変換入力し発送用名簿を作成しましょう。
また、地域により住所変換ソフトでも新住所へ変換出来ない地域が多々あります。
そのような、時は区役所などに行き調査する必要も出てきますので、
早目にリスト作成に取り掛かりましょう。
■Point８. コミニティーツールを作成しましょう。
同窓会の出席率UP↑を目指すためには、案内状の発送だけでは不十分です。
同窓会開催前に同窓生同士がコミニュケーションが取れる場が必要です。
同窓生がどこにいても閲覧可能で、
参加できるＷＥＢ上での専用ホームページ、又はSNSなどを立ち上げて
同窓会開催前のコミニュケーションを高める努力が必要です。
但し、出席者や転居先不明者の方のお名前をホームページやSNS上で
オープンにすると個人情報の問題があるため、
同窓生以外の方は閲覧できないような
コミニティーツール作成の仕組み作りが大切です。
■Point９. 案内状で転居先不明者の調査をしましょう。
同窓会の出席率UP↑のためには、出来る限り皆さんに
案内状が届くようにすることが大切です。
ですが出欠確認において、
必ず多数の「転居先不明者」がいらっしゃいます。
特に都心部に近い同窓生の方ほど、不明者が多い傾向にあります。
（ご実家がマンションやアパート住まいの方は転居されているケースが多々いらっしゃいます。）
ですので、まずは案内状には、作成したホームページのURLを記載し、
ホームページをキーステーションに
転居先不明者の方の情報収集を行なうようにし、
随時判明者へは、案内状を発送しましょう。
■Point１０. 同窓生に積極的にコンタクトを取りましょう。
幹事の皆さんは、転居先不明者の情報提供や参加呼びかけなど
ホームページや直接電話するなどで、
積極的に同窓生にコンタクトをとり“同窓生の輪”を広げて行きましょう。
小さな積み重ねが、“大きな輪”になっていくのです。
■Point１１. 同窓会当日の準備を綿密に打ち合わせしましょう。
同窓会当日の事前準備や会当日運営など
幹事さんのお仕事はたくさんあります。
事前準備として
プログラム、受付表、名札、式次第などの作成物、余興景品、恩師記念品手配などなど・・・
色々あります。
また、当日の会場設営、受付、司会、進行、カメラマン、恩師エスコート、タイムキーパーなど
しっかりと役割分担も綿密に打合せすることが大切です。
当日運営をスムーズに行うためには、事前の綿密な準備が必要です。
当日「あっ、忘れた！」では大変ですからね。
■Point１２. 記念写真を編集し、同窓生へ公開しましょう。
一生に何度もあるわけでない記念すべき同窓会。
カメラマンを選定し“思い出のひとコマ”を数多く撮影しましょう。
また、撮影した写真を「譲って下さい。」と同窓生から要望があるはずです。
一人一人に対応するのは幹事さんも大変。
そんな時は、無料フォトサイトを利用し、
ＷＥＢ上に公開して同窓生個々人で閲覧、購入してもらうようにしましょう。
■Point１３. そして、最後に「幹事さんのご褒美」を同窓生から頂きましょう！
幹事さんのするべきことは、本当に多く大変です。
ですが、同窓会が大成功したときは、必ず同窓生の皆さんから
「幹事、ご苦労さま！本当に、楽しかった。ありがとう！！」
の一言が、幹事さんに多数寄せられます。
これがなによりも「幹事さんのご褒美」なのです。
幹事冥利につきるとは、このことですね。
皆さんの、同窓会の大成功を祈願いたします！！
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