（１）出欠名簿をつくりましょう
案内状、同窓会ホームページ、電話からの同窓生出欠表明の結果を名簿リストにまとめていきましょう。また、転居先判明者の方は、案内状再発送日、コンタクト日など記載していきましょう。コンタクトのとれていない同窓生に対して、何らかのアクションが起こせるように同窓生とのコンタクトの状況を明記、共有することが大切です。コンタクト状況をリストに明記し、幹事同士で情報の共有を図りましょう。
①出欠管理
出欠確認のリストを確認し、未返事の方に連絡をとりましょう。
会場への人数報告や、名札、式次第などを準備する為にも、正確な参加人数を把握する
必要があります。締切日間際にならないと返事を頂けない傾向にあるので、予め早い段階（開催日の4～5週間前）に締切日を設けておきましょう。
～ 同窓会の準備は、開催からどれくらい前に準備
すればいいか？ ～
コンサル「再会くん、同窓会の準備は進んでる？」
再会くん「まぁぼちぼちですね」
コンサル「もう同窓会まで100日くらいだよね。少しずつ進んではいるみたいだけど、そろそろ本格的に進める時期だよ」
再会くん「まだ3ヶ月もあるサイ！」
コンサル「準備は3～4ヶ月前から始めなきゃね。参加表明の締め切りは1ヶ月前にすべきだし、ゆっくりしすぎると間に合わないよ」
再会くん「締め切りって直前でいいんじゃないのカイ？」
コンサル「駄目だよ。何で1ヶ月前にするのかというと、
1、参加人数があまり集まらない場合、会場側の人数減の
キャンセル料を回避するため
2、返信のこない同窓生への声掛け強化期間をとるため
3、出席人数により、イベント予算を決めるため
4、出席人数による、イベントの打ち合わせ期間をとるため
などなど、早めの人数把握当日のいろいろな準備ができるからだよ。
早めに取り組まないといろんなところで予定が狂うよ！」
再会くん「1ヶ月前に締め切る理由が分かりました！」
コンサル「あとね、1ヶ月前に締め切ると実際の開催までに期間が空くから、欠席に変更する人も出てくるよね。だから、最終人数を確認するために。『出席表明のち、出欠の変更がある場合には○月○日までに
ご連絡ください』っていう具体的な日時の明記もひつよだよ」
再会くん「リョウカイ！」
②転居先不明者管理
発送した案内状が転居先不明で戻ってきた場合は、 幹事メンバーやその他連絡がとれる同窓生に協力してもらい、同窓会ホームページ、ブログやSNSを活用して、転居先不明者のお名前をUPし同窓生からの情報を募る方法が効果的です。同窓生から転居先不明者の情報を収集し、一人でも多くの方に同窓会をお知らせしましょう。お名前は、旧姓（卒業当時のお名前）でUPをお間違いなく。
（クローズドな同窓会ホームページでのお名前掲載でね）
～ 同窓会代行業者の中には同窓会終了後の名簿返却がない会社もあるので気をつけて ～
同窓会代行会社に同窓会を依頼した場合、最終のリメイクした同窓会
名簿の返却がない会社がもあります。
次回の開催用に必ずリメイクした「最終の同窓会名簿」の返却がある
同窓会代行業者を選びましょう。
弊社では、同窓会終了の後にリメイクした名簿をご返却いたします。
一度幹事代行会社を利用したら運用の仕方もわかると思います。
リメイクした名簿をもとに次回は自分たちの手で運営するのもよいですね。!(^^)!
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その１ カメラマン無料派遣
その２ 会場なび
