（３）同窓会案内状を作成しましょう
①案内状を作成しましょう
同窓会案内状には、幹事挨拶、日時、会場、会場、会費、発起人など記載しましょう。
私どもプロが作る案内状（往復はがき版）を掲載しますのでご参考にしてください！
（スクロールしていくと、このページの最後に案内状がダウンロード出来るリンクがあります。）
～ 多くの発起人名を記載しましょう ～
再会くん「見てみて！同窓会の案内状ができたサイ！」
コンサル「どれどれ・・・うーん、ちょっとまだ足りないかな」
再会くん「えっ、どこがカイ？」
コンサル「この案内状、発起人として再会くんとあと数人しか名前が
載ってないよね？今現在の参加予定の人の名前を賛同者や発起人とし
全部載せたらいいよ。同窓会はね『あいつが来るなら僕も行こう』
とか『あの人どうしてるんだろう？』って思って参加する人は多い
からね。会いたい旧友がいるから参加者が増えるからね。案内状に
載せる人の名前は多ければ多いほど人が集まりやすいよ」
再会くん「たしかにその通り！名前をたくさん載せたものに作り直す
サイ！」
コンサル「もうひとつ、なるべくならクラス別に発起人を立てられば
ベスト。ひとつのクラスに偏っていると他のクラスメイトの来づらさが
あるかもね。」
再会くん「なるほど」
コンサル「あとね、恩師の名前も載せたら、先生に会いたがって来る人もいるかもね。例えば、当時の名物先生とか。そのとき、女性の先生が結婚とかの理由で卒業の時と名前が変わってるなら、皆にわかるように旧姓で書くことを忘れずにね」
再会くん「先生お元気かな？リーゼント先生に会いたいな～」
コンサル「もちろん、少人数の発起人記載でもOKですだけど、
その場合、同窓会ホームページなどで同級生同士がコンタクトをとれる
仕組み作りが必要だね」
再会くん「りょうかい～！」
レッスンまとめ
1、発起人の名前は出来る限り大勢記入しましょう（20名でも30名でもOK）
2、クラス別に発起人を立てる方が効果的です
3、少人数の発起人記載でもOKですが、同級生同士がコンタクトを
とれる仕組み作りが必要です
②案内状を幹事同士で最終確認しましょう
幹事間で制作物の確認をする場合、無料のクラウドサービス(EvernoteやDropboxなど)を利用すると便利です。スケジュール管理、案内状などの文章、日時、会場、時間帯などが間違えていれば、誤った情報が同窓生にわたってしまい、再発送になります。幹事同士で最終確認をし、間違いがないようにしましょう。
～ 同窓会案内状作成とコメントで参加率がUPする必殺ワザがあります ～
同窓会幹事さんは、同窓会の案内状作成などは、プリンターで一括印刷し、宛名打ちし、一斉発送しますよね。
そこで一工夫して、「幹事、一言コメント欄」を設けて手書きで発送者ひとりひとりに向けてコメントを書いてみてはいかがですか？
例えば、コメントにも一工夫して、再開くん
「久しぶり！当日、会えること楽しみにしているよ！必ず、来てよ！」健太よりと手書きで送られてくるのと？ないのとでは？「必ず来てよ！」とのコメントも、一括印刷だと、押しつけがましく感じるけど
手書きだと、フレンドリーな懐かしさを感じませんか？手書きで、
添えられていると少なからず、「自分のために手書きでわざわざありがたい。。。」「準備、大変だろな幹事も。。。」感謝の気持ちが湧いて出て、「同窓会に行こうかな」と言う気分になるはずです。また、
呼び名も当時のニックネームなどで呼んでみるのもいいですよね。
私どものお手伝いさせて頂いている同窓会でも手書きで、コメントを
書かれる幹事さんもいらっしゃいます。その同窓会は、やはり、参加率がいいですね。手書きコメントは、参加率をＵＰする必殺技です。
～ テキスト案内状を一斉送信しましょう ～
同窓会開催まで期間があり、案内状発送まで余裕がある場合は、
「テキスト案内状」を作成し、メール、ＳＮＳなどで一斉配信し
事前告知をしましょう。同時に、つながりのある同窓生には案内を回してもらいましょう。同窓会案内状前に開催情報を拡散することにより、
同窓生同士のつながりが加速します。その場合大切なことは、事前に
同窓会ホームページUPして、同窓生がバーチャル上で集える“場”が
必要となります。
★同窓会まめ知識
大量の往復はがきを購入する場合は、金券ショップで購入するのがお得です。通常、
100円のはがきが92円～97円で購入できます。
★下記より案内状（往復はがき）の雛形がダウンロードできます！
【案内状】往復はがきテンプレート（往信）（Word形式）
http://www.douso.com/tmp/ousin.doc
【案内状】往復はがきテンプレート（返信）（Word形式）
③同窓会会費の事前徴収（振込）について
予定していた参加人数より、少なければ会場側への支払いで
幹事さんの負担になりかねないですから、
会費の徴収方法については慎重になりますよね。
私どもでサポートさせて頂く場合は、
基本会費を事前振込の形では行いません。
なぜなら、このご時世、悲しいかな幹事代行会社の名前を入れて
事前振込のお願いをすると振込詐欺と勘違いされ
同窓会開催の信憑性が下がってしまうからです。
出欠対象が数千～1万名以上の記念式典代行などでは、
会費振込の形でのサポートをさせて頂くことはあります。
その場合は出来る限り
①案内状へ代行会社の名前は掲載しない
②振込先は、開催者の振込口座名義(代行会社の名前の口座でない)
を推奨させて頂き、サポートさせて頂いております。
同窓生に誤解が生まれない配慮が必要だからです。
余談が長くなってしまいましたが
みなさんの手で同窓会を運営する場合は、その限りではないかと思います。
会費事前徴収方法についてのポイントについて
下記の２点についてご説明いたします。
(1)振込口座について
2つの口座からの方法でご紹介。
①銀行の口座を利用
②郵便局の口座を利用
①銀行の口座を利用
一番作業工程が簡単な方法は、個人(幹事の名義)の口座を
利用し会費を振込で頂く方法です。
ですが、問題点もあります。
やはり振込む側も個人の口座へ振込むことは多少なりとも抵抗？
があるのではないでしょうか。
もしかして、振込詐欺？
個人的な口座に振り込んで同窓会で儲けようなんて下心ない？
など個人口座ですと振込む側もいろいろ思惑がきっとあるはずです。
ですので「同窓会名」で新たに口座を作ることをオススメいたします。
ですが、最近はどこの銀行も口座の新規開設には慎重となっておりますので、
開設できるか、必要書類は何か、口座名義はどうなるか等
その金融機関の判断による部分もありますので銀行に確認をとって下さい。
②郵便局の口座を利用(こちをオススメ）
もし、振込形式なら郵便局の振込口座をオススメいたします。
郵便局で同窓会用に口座を開設。
開設に当たっては多少手続きがある為郵便局で相談して下さい。
http://www.jp-bank.japanpost.jp/kojin/tetuzuki/sokin/kj_tzk_sk_furikae.html
なぜ、郵便局の振込口座をオススメするか？
1.振込をされた方々の振込用紙のコピーが指定した場所に
送られてくるサービスが無料でありタイムリーに振込者の把握ができる
2.郵便局のＡＴＭなら振込み手数料も無料
3.全国どこでもある
4.必要なら案内状へ払込用紙を入れることも出来るので
振込側も楽(払込用紙も郵便局でとても安価な価格で販売しています。
しかも、振込先の口座名、口座番号も印刷してくれます)
(2)振込のルールについて
振込みしたが当日行けなくなった、、、
前日まで行けるかわからないのでどうしよう、、、
などいろいろな事情が同窓生の方々もあるはずです。
そこで振込のルールをつくりましょう。
ここでは、あくまで例として記載しますので
同窓会幹事さんで話しあって決めましょう。
①振込んだのだが、急に行けなくなった方の対応
基本的に返金はしないが、○○日前までに行けない旨を幹事に連絡有った場合は、
必要経費と振込手数料引いた金額を返金をする
②当日のドタキャンの方の対応
振込んだが連絡もなく当日来ない方は、返金はしない。
但し、病気等などありますのでケースバイケースで決めましょう。
③前日まで行けるかわからない場合
幹事へのご相談を即すコメントを案内状へいれる。
④振込を事前にしてくれた方々への特典(出席者の人数把握のためにも)
事前振込会費の方は安く、当日支払いの方は高くなどする。
例えば、事前の振込の方は7000円、当日支払いの方は8000円など
会費に値段の差をつけると振込側もお得感からか早めに振込んで頂けます。
特にお若い年代の同窓会では有効です。
事前振込はのメリットは、
・１００人以上参加の規模ならお釣りの用意も大変
・お互い入出金の記録に残りますから後日チェックもしやすい
・当日大金の管理が必要でないので安心
などなど
事前振込のメリットは大ですね。
しかし、世の中振込詐欺などもあります。
当日の会費徴収形式でも、それでも疑われる世の中です。
発起人に元生徒会長とか、恩師先生の方を賛同者に入って頂く
などすると信頼を得やすいこともあります。
その方々のお名前を案内状へ掲載するなど工夫して行きましょう！
同窓会幹事のみなさんで協力しながら頑張って下さい。
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その１ カメラマン無料派遣
その２ 会場なび
